Những sai sót về hóa đơn điện tử như sai thông tin, làm mất dữ liệu hóa đơn thường khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều rắc rối. Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn điện tử có thể sẽ phải đối mặt với các mức phạt từ cơ quan thuế dẫn đến ảnh hưởng về tài chính, hoạt động kinh doanh. Bên cạnh việc tìm hiểu về mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, quy định về cách xử lý hóa đơn có sai sót,… doanh nghiệp nên nắm rõ các mức phạt đối với trường hợp làm mất hóa đơn điện tử để tránh mắc phải.
1. Các mức phạt khi doanh nghiệp làm mất hóa đơn
1.1. Mức phạt đối với việc mất hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra
Theo Điều 7, 9, 11 và 12 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC có quy định mức xử phạt mất hóa đơn cụ thể như sau:
Trường hợp 01: Mất hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành
Phạt cảnh cáo nếu làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ.
Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng khi làm mất hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến thời hạn lưu trữ hoặc hóa đơn đã lạp theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp 02: Mất hóa đơn điện tử đầu vào. Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (để giao khách hàng) để hoạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách.
1.2. Các mức phạt cụ thể về hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu để lộ thông tin dữ liệu khách hàng.
Mức phạt 2.000.000đ – 4.000.000đ đối với doanh nghiệp không thực hiện thông báo công khai phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên website giới thiệu dịch vụ.
Phạt 4.000.000đ – 8.000.000đ đối với những trường hợp:
– Vi phạm quy định về lưu kết quả của các lần nhận, truyền hóa đơn điện tử.
– Không đảm bảo điều kiện cung cấp dịch vụ nhận truyền hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa người mua dịch vụ với cơ quan thuế.
Xử phạt 5.000.000đ – 10.000.000đ nếu đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để lộ thông tin về dữ liệu hóa đơn điện tử của khách hàng.
Phạt 6.000.000đ – 12.000.000đ nếu doanh nghiệp cung cấp phần mềm tạo hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc sinh số tự động liên tục khi lập hóa đơn điện tử.
Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ bị đình chỉ hoạt động từ 01 – 03 tháng nếu chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử của bên mua dịch vụ đến cơ quan thuế.
2. Giải pháp giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro làm mất dữ liệu hóa đơn điện tử
Cần có giải pháp hiệu quả để tránh rủi ro mất hóa đơn điện tử của tổ chức, doanh nghiệp. Các giải pháp nên toàn diện từ hệ thống bảo mật dữ liệu đến phần mềm hóa đơn điện tử và giải pháp cho yếu tố con người,… Có như vậy mới tạo nên lớp chắn bảo vệ vững chắc để hóa đơn điện tử của DN được an toàn.
Xây dựng hệ thống bảo mật dữ liệu nội bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bảo mật thông tin. Chính sách bao gồm các luật lệ, điều khoản, phân quyền truy cập, chia sẻ dữ liệu mà mọi nhân viên phải tuân thủ.
Bên cạnh đó, hệ thống IT/OT & mạng nội bộ, các thiết bị IoT (Internet-of-Things) cũng cần được bảo mật để tránh rủi ro bị tin tặc tấn công, nhất là các thiết bị sử dụng để nhập, xuất dữ liệu hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng những điều kiện gì?
Quy định chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử hợp lệ
Đào tạo nhân viên: Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng nhưng hay bị bỏ qua là việc đào tạo, nâng cao nhận thức của nhân viên. Chỉ cần một sơ ý nhỏ của nhân viên đôi khi có thể khiến doanh nghiệp bị tấn công vào hệ thống dữ liệu thông tin doanh nghiệp. Việc bị phạt do mất hóa đơn trong trường hợp này cũng không phải là hiếm. Vì thế, doanh nghiệp cần chú ý vai trò của nhân viên, nhà quản lý, kế toán trong việc bảo mật thông tin.
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn: Trong hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều sở hữu những thông tin được xem là bí mật kinh doanh quan trọng như: doanh thu, chi phí, số vốn,… Những dữ liệu này là “bằng chứng” thể hiện rõ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc nâng cao bảo mật thông tin, cụ thể là lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn là điều vô cùng quan trọng.