Biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng vào trường hợp khi xuất hóa đơn với thông tin bị sai, dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn bị sai sót, cần phải tiến hành lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn để có thể khắc phục, sửa lỗi những thông tin đã viết sai.
Trong quá trình làm việc, không thể tránh khỏi việc gặp những sai sót. Đối với hóa đơn, việc có sai sót trong việc ghi thông tin hàng hóa, địa chỉ người nhận, mã số thuế, tên hàng hóa… sẽ khiến doanh nghiệp và khách hàng gặp rất nhiều phiền toái. Trong những trường hợp đó, doanh nghiệp cần mau chóng tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Hiện nay, mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất được quy định tại thông tư 39/2014/TT-BTC, hướng dẫn cụ thể việc viết biên bản điều chỉnh dùng trong trường hợp thông tin hóa đơn giá trị gia tăng bị viết sai tên, địa chỉ công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, tiền thuế, số tiền bằng chữ, thành tiền, thuế suất, …theo Thông tư 26 và thông tư 39. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hóa đơn và lập hóa đơn điều chỉnh (Theo khoản 3 điều 20 Thông tư 39).
Cụ thể việc xử lý đối với hóa đơn đã lập được quy định như sau
Đối với trường hợp lập hóa đơn nhưng chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Trong trường hợp hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
Trong biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Đối với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Mời xem thêm các chủ đề khác: